GENERALIDADES
Según el objeto social de RESSOLVE S.A.S. el presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares y en cumplimiento del Decreto 1377 de 2013, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

RESSOLVE S.A.S. en este documento busca dar cumplimiento a la Ley 1266 de 2008 por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.

Toda la información recibida por RESSOLVE S.A.S. a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso.

Esta información o datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.

REFERENCIAS
Constitución Política de Colombia. Articulo 15 y 20
Ley 1581 de 2012
Ley 1266 de 2008
Decretos 1337 de 2013
Decreto 886 de 2013
Decreto 1721 de 2009
Decreto 2952 de 2010
Circular 02 del 2015 Superintendencia de Industria y Comercio
Decreto 1074 de 2015 Capítulos 25, 26
Política de tratamiento de la información personal en la superintendencia de industria y comercio
DEFINICIONES
Autorización: consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular para autorizar y permitir el Tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Confidencialidad: Proteger la información de su revelación no autorizada. Esto significa que la información debe estar protegida de ser copiada por cualquiera que no esté explícitamente autorizado por el propietario de dicha información.
Dato personal: cualquier información vinculada que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva.
Dato sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Dato Semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información.
Dato Personal Privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La Gerencia de RESSOLVE S.A.S. asume la máxima responsabilidad en la planeación, implementación y control operativo de la información y el manejo de bases de datos de la organización, mediante la asignación de un presupuesto adecuado que incluye personal, formación y capacitación, infraestructura y tecnología para establecerlos, implementarlos y mantenerlos de acuerdo con el aspecto que para ella se requieran.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN U OFICIAL PARA EL MANEJO DE LA INFORMACION Y BASES DE DATOS
La Gerencia se encarga de nombrar una persona para desempeñar el cargo u oficial para el manejo de la información y bases de datos. Este cargo, independientemente de otras responsabilidades tiene la autoridad para verificar que se encuentran establecidos, implementados y se mantiene la información necesaria para el funcionamiento y aplicación de la normatividad habeas data.

Adicionalmente, informa a la Gerencia sobre el desempeño y el cumplimiento de las directrices sistema de seguridad, las necesidades de mejora continua, la eficacia y el uso de las políticas, objetivo, resultado y análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y la revisión por la gerencia. El Representante de la Dirección, debe asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

ÁREA ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y DE PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y CUMPLIDOS
RESSOLVE S.A.S. designa a los procesos de S.G.I, talento humano, administración, equipos, para que en adelante asuman y garanticen la protección de datos personales a los Titulares y darle trámite oportuno a sus solicitudes. Adicionalmente serán los encargados de peticiones, quejas, reclamos y cumplidos que se resulten del manejo de datos personales.

Por tanto, todos los procesos serán la responsable al interior de RESSOLVE S.A.S. de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen.

FINALIDADES DE LA INFORMACIÓN
El tratamiento de estos datos se utilizará para los siguientes fines:

Clientes:

Ser contactado para realizar la gestión de renovación y ventas nuevas.
Ofrecimiento de productos y servicios
Ser informado e invitado a participar en diferentes concursos, eventos, licitaciones
Para la prestación adecuada de los servicios y/o productos contratados por los diferentes clientes
Enviarle información, comercial, promocional, invitaciones o atenciones de la compañía.
Realizar análisis de mercado objetivo
Realizar evaluaciones de la calidad de los servicios que ofrecemos
Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre los servicios que presta la compañía
Proveedores:

Participar en la evaluación y selección de proveedores de RESSOLVE S.A.S
Ser contactados para realizar la renovación de compras o servicios
Tener la información del proveedor para realizar solicitud de productos y servicios
Ser informado e invitado a participar en diferentes concursos, eventos, licitaciones que RESSOLVE S.A.S. ofrezca
Permitir el recibo y envío de información, comercial, promocional, invitaciones o atenciones de la compañía.
RESSOLVE S.A.S., podrá recibir encuestas y/o sondeos de opinión sobre los servicios que presta el proveedor, una vez esté incluido como PROVEEDOR.
Realizar evaluaciones de la calidad de los servicios que presta como proveedor
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Como lo establece la ley 1581 del 2012, RESSOLVE S.A.S. se compromete a cumplirla tomando todas las medidas de seguridad aplicables desde la recolección de la información hasta la disposición de la misma.

Para esto RESSOLVE S.A.S. Utilizará mecanismos y estándares de seguridad que garanticen la confidencialidad de su información aplicando medidas y legislación vigentes.

La base de datos de clientes, se encuentra almacenada en el Sistema de RESSOLVE S.A.S., custodiado por el responsable de cada proceso y supervisado por el responsable de la seguridad de la información, lugar con acceso restringido y medidas de seguridad apropiadas para su custodia.

Además, se realizan acuerdos de confidencialidad de la información firmados con nuestros empleados.

DERECHOS DE LOS CLIENTES USUARIOS Y/O PROVEEDORES DE DATOS
La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos

MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE CONSULTA Y RECLAMO.
Con el fin de que usted formule sus solicitudes de consultas, reclamos y/o supresión de su información, RESSOLVE S.A.S. ha dispuesto los siguientes puntos de atención: hello@ressolve.ai.

Le informamos que tanto para consultas como reclamos deberá acreditar que usted es el Titular de los datos, adjuntando copia de su documento de identidad, su dirección física o Electrónica en la cual desea recibir la respuesta o habérsele, realizado la validación interna de la información cuando se utilice otro medio.

En el caso en que falte alguno de los requisitos aquí establecidos, se le informará dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de las solicitudes para que los complete, si no los subsana no se podrá dar trámite a su solicitud.

En el caso de los reclamos, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que sean subsanados se entenderá que ha desistido del mismo.

Los plazos para obtener sus respuestas en el caso de consultas son de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, que podrá ser prorrogado por cinco (5) días hábiles más y quince (15) días hábiles en los reclamos, que podrá ser prorrogado por ocho (8) días hábiles más de conformidad con lo que dispone la Ley.

AUTORIZACIONES DE LOS CLIENTES Y/O USUARIO
Al aceptar el cliente y/o proveedor las condiciones de la Autorización de tratamiento de datos, RESSOLVE S.A.S. conservará y administrará la información de manera libre, previa, expresa, voluntaria e informada para que RESSOLVE S.A.S. Realice la recolección, almacenamiento, uso disposición y supresión de datos adquiridos a través de cualquier tecnología conocida o por conocer, de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales.

El cliente, usuario y/o proveedor autoriza expresamente RESSOLVE S.A.S. a suministrar cualquier Información personal sobre él, con la finalidad de dar cumplimiento a cualquier requerimiento de las autoridades competentes, y con el fin de cooperar con ellas en la medida en que discrecionalmente lo entendamos necesario y adecuado en relación con cualquier investigación de un ilícito o un fraude, infracción de derechos de propiedad intelectual u otra actividad que sea ilegal o que pueda exponer a RESSOLVE S.A.S. a cualquier responsabilidad legal.

Cambios en las políticas o en el aviso de privacidad. En cualquier momento y cuando la empresa lo dispongas se podrá realizar cualquier cambio o actualización a esta política y será informada a través de los medios que se consideren a sus clientes, usuarios y proveedores.

DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS A CLIENTES Y / O PROVEEDORES
En caso que el cliente o proveedor solicite información confidencial según la ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y demás normatividad vigente en la fecha de solicitud, con el diligenciamiento y firma del presente formato, se acoge de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a darle manejo a la información suministrada de acuerdo con la POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CLIENTES de RESSOLVE S.A.S. Así mismo será responsable del tratamiento de la información suministrada por RESSOLVE S.A.S. Esto con el fin de tratar los datos personales con los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, administrativos, contractuales, comerciales.